➤ Fator R no Simples Nacional: calcule e pague menos imposto

Christiane Andrade | Contadora — Andrade Contabilidade

O Fator R é a conta que decide se sua empresa paga 6% ou 15,5% de imposto (para começar) no Simples Nacional — uma diferença que pode passar de R$ 40 mil por ano dependendo do faturamento. Ele compara quanto sua empresa gasta com folha de pagamento e quanto ela fatura: se a folha representa 28% ou mais da receita dos últimos 12 meses, você paga pelo Anexo III (mais barato); se for menos, paga pelo Anexo V (mais caro).

Quer saber qual é o Fator R da sua empresa e se o pró-labore está adequado? A Andrade pode simular o cenário antes do próximo DAS, sem prometer economia automática. Peça a simulação pelo WhatsApp ou solicite uma análise.

Como calcular o Fator R

A fórmula é direta:

Fator R = Folha de pagamento (últimos 12 meses) ÷ Receita bruta (últimos 12 meses)

A folha de pagamento inclui salários, encargos e o pró-labore dos sócios. Se o resultado for igual ou superior a 28%, a empresa se enquadra no Anexo III. Se for menor que 28%, cai no Anexo V.

Exemplo simples: uma clínica fatura R$ 62.500 por mês e tem R$ 17.500 em folha (incluindo pró-labore).

Fator R = 17.500 ÷ 62.500 = 0,28 = 28% → essa empresa entra no Anexo III.

Se a folha fosse R$ 16.250 (26%), a mesma empresa cairia no Anexo V — pagando mais imposto com o mesmo faturamento.

Quem precisa ficar de olho no Fator R

O Fator R vale para atividades de prestação de serviço técnico ou intelectual. As mais comuns entre os clientes que atendemos:

• Saúde: medicina (inclusive laboratorial), odontologia e prótese dentária, fisioterapia, psicologia, fonoaudiologia, nutrição, enfermagem, medicina veterinária.
• Engenharia e construção: engenharia, arquitetura e urbanismo, topografia, geologia, design.
• Prestadores de serviço em geral: representação comercial e intermediação de negócios, jornalismo e publicidade, auditoria, economia, consultoria, gestão e administração, perícia, leilão e avaliação, tradução e interpretação.
• Outros: laboratórios de análises clínicas, academias, desenvolvimento de programas de computador, administração e locação de imóveis de terceiros.

Se sua empresa está numa dessas áreas e está no Simples Nacional, o Fator R já está sendo calculado todo mês — mesmo que ninguém tenha te explicado isso antes.

Anexo III x Anexo V: a diferença nas alíquotas

Repare que, a partir da última faixa, a diferença quase desaparece — o Fator R pesa mais para empresas pequenas e médias, exatamente o perfil da maioria dos nossos clientes.

Quanto isso significa em dinheiro: exemplo real

Vamos pegar uma empresa faturando R$ 600.000 no ano (3ª faixa):

• Pelo Anexo III (Fator R ≥ 28%): (600.000 × 13,5%) − R$ 17.640 = R$ 63.360 de imposto no ano.
• Pelo Anexo V (Fator R < 28%): (600.000 × 19,5%) − R$ 9.900 = R$ 107.100 de imposto no ano.

Diferença: R$ 43.740 a mais por ano — cerca de R$ 3.645 por mês — só por não atingir os 28% de folha. Para ficar no Anexo III nesse exemplo, a empresa precisaria manter pelo menos R$ 168.000 em folha (incluindo pró-labore) nos últimos 12 meses.

Mesmo em faturamentos menores a conta compensa: numa empresa faturando R$ 150.000 no ano, a diferença entre Anexo III (6%, sem dedução na 1ª faixa) e Anexo V (15,5%) é de R$ 14.250 no ano.

Se você quer saber se sua clínica, consultório ou empresa de serviços em Nova Iguaçu ou na Baixada Fluminense está no Anexo certo, fale com a gente: clique aqui e fale no WhatsApp.

O que entra na folha para o cálculo

Um erro comum é achar que só o salário conta. Entram no total da folha dos últimos 12 meses:

• Salários dos funcionários registrados.
• Pró-labore dos sócios, que costuma ser a peça que vira o jogo.
• 13º salário e férias, incluindo o terço constitucional.
• FGTS depositado.
• Encargos sobre a folha.

Não entram: distribuição de lucros, pagamentos a prestadores pessoa jurídica e notas de autônomos sem vínculo. Muita clínica contrata profissionais como PJ e depois descobre que isso não ajudou no Fator R.

Acompanhe mês a mês, não só em dezembro

O cálculo usa sempre os últimos 12 meses, e é refeito a cada apuração. Isso significa que a empresa pode estar no Anexo III em um mês e cair no Anexo V no seguinte, se faturar muito e a folha não acompanhar.

É o que acontece com quem tem sazonalidade: um mês de faturamento alto derruba o percentual e o imposto sobe sem aviso. Por isso o acompanhamento precisa ser mensal, junto com a apuração, e não uma conta feita no fim do ano.

Na prática, o contador deve avisar quando o índice estiver perto de 28%, para dar tempo de decidir antes de fechar a folha.

E com a Reforma Tributária, o Fator R continua?

Sim. O Fator R faz parte do Simples Nacional e continua valendo, inclusive depois de 2027, quando a CBS começa a substituir PIS e Cofins. O que muda é outra decisão, que convive com essa: se a empresa recolhe IBS e CBS dentro do DAS ou pelo regime regular.

Ou seja, quem tem clínica ou presta serviço vai ter duas contas para acompanhar. Entenda a segunda no artigo sobre o que muda no imposto da sua empresa em 2027.

Dá pra "ajustar" o Fator R aumentando o pró-labore?

Em alguns casos, sim — aumentar o pró-labore dos sócios eleva a folha e pode levar o Fator R para cima de 28%, migrando do Anexo V para o Anexo III. Mas não é decisão automática: pró-labore mais alto também aumenta o INSS pessoal do sócio (geralmente 11%), então é preciso simular os dois lados — a economia no Simples contra o custo previdenciário extra — antes de decidir. Não existe economia garantida sem simular os números reais da empresa.

Leia também nosso guia sobre a Reforma Tributária para clínicas no Lucro Presumido.

Fale com a Andrade Contabilidade antes de fechar o próximo DAS

O Fator R é recalculado todo mês com base nos últimos 12 meses — uma empresa pode entrar e sair do Anexo III ao longo do ano sem perceber, pagando mais imposto do que deveria. A Andrade Contabilidade acompanha esse cálculo mensalmente para clientes da área de saúde, engenharia e prestação de serviços em Nova Iguaçu e região, simulando o pró-labore ideal antes de qualquer mudança.

Quer conferir o Fator R antes do próximo DAS? Peça a simulação pelo WhatsApp ou deixe seus dados para receber o contato da equipe.

Conheça a contabilidade para clínicas e profissionais da saúde da Andrade Contabilidade.

A Andrade Contabilidade atende também empresas de Duque de Caxias, Belford Roxo e São João de Meriti, presencialmente ou 100% online.